Structuration Notion Agence Communication - Organisation Complète
sept. 2025
Contexte et Enjeu
Balthazar Agence est une agence de communication dirigée en solo avec recours à des sous-traitants externes, notamment un monteur vidéo.
L'agence utilisait déjà Notion mais l'espace était devenu impraticable. Toutes les bases de données étaient créées inline au même endroit, créant une navigation compliquée. Les propriétés Notion étaient mal utilisées, rendant l'organisation confuse.
Cette situation était devenue vraiment problématique. Retrouver une information dans cet espace fouillis prenait du temps et compliquait le travail quotidien.
L'enjeu était clair : transformer cet espace chaotique en une organisation claire où chaque information a sa place définie.
Méthode
Nous avons commencé par analyser l'organisation existante de Balthazar Agence pour comprendre comment elle travaillait et quelles informations devaient être mieux organisées.
L'approche s'est structurée autour de discussions pour identifier les vrais besoins. Nous avons analysé l'organisation existante pour comprendre comment mieux structurer l'espace Notion.
Nous avons créé une nouvelle organisation où les informations sont mieux rangées et plus faciles à retrouver.
Systèmes Déployés
Organisation Notion structurée
Nous avons reconstruit complètement l'espace Notion en créant des bases de données séparées et organisées.
Structure créée : Bases de données dédiées pour projets clients, entreprises, contacts, notes, portfolio, ressources et vidéos. Chaque base a ses propriétés spécifiques bien configurées.
Pages organisées : Page dashboard centrale, pages dédiées pour la gestion de projets, entreprises, contacts, notes, portfolio et ressources. Chaque page contient des vues filtrées pour accéder directement aux informations pertinentes.
Collaboration monteur vidéo : Base de données séparée créée spécialement pour le partage avec le monteur vidéo externe, permettant le suivi de l'avancement des montages vidéos.
Migration complète via n8n
Nous avons développé un scénario n8n pour migrer les données existantes vers la nouvelle organisation structurée. Cette migration automatisée a préservé toutes les informations en les réorganisant dans la nouvelle structure.
Impacts Business
Organisation claire
Balthazar Agence dispose maintenant d'un espace Notion où chaque information a sa place définie. Fini le fouillis : tout est rangé et organisé logiquement.
Navigation fluide
L'agence peut maintenant naviguer facilement dans son espace de travail. Les vues filtrées sur chaque page permettent d'accéder directement aux informations recherchées.
Collaboration simplifiée
Le partage avec le monteur vidéo externe est facilité grâce à la base dédiée qui permet un suivi clair de l'avancement des projets vidéo.
Utilisation des propriétés Notion optimisée
Les propriétés sont maintenant correctement configurées et utilisées, rendant l'organisation plus efficace et l'information plus accessible.
Base structurée évolutive
Cette organisation claire prépare l'agence à une éventuelle phase d'automatisation future. L'espace structuré peut facilement intégrer de nouveaux outils ou connexions.
