Comment Balthazar Agence a restructuré son workspace Notion pour une gestion fluide de ses projets créatifs
D'un espace dispersé à une organisation claire : restructuration complète du workspace avec migration automatisée via n8n
Balthazar Agence, agence de communication spécialisée dans l'univers alimentaire en Normandie depuis 2016, possédait un workspace Notion existant mais non fonctionnel. Grâce à une restructuration complète avec migration automatisée via n8n, l'agence a retrouvé une organisation claire et une navigation fluide, éliminant la perte de temps administrative.
Contexte & Enjeu
Balthazar Agence livre des services complets de communication pour l'univers alimentaire : photographie, stratégie social média, création de sites internet, identité visuelle et branding. L'agence accompagne les marques qui privilégient le bon, le beau et le bien fait depuis 2016 en Normandie.
La directrice disposait déjà d'un espace Notion mais celui-ci était devenu inutilisable. Organisation confuse, données dispersées, navigation impossible. L'espace existant ne correspondait plus aux processus réels de l'agence et générait plus de friction que d'efficacité.
Avec plusieurs projets clients simultanés nécessitant un suivi précis, l'équipe perdait du temps à rechercher les informations et risquait des oublis dans le suivi des projets créatifs.
Méthode
Après un audit complet des processus existants de Balthazar Agence, nous avons développé une approche structurée en plusieurs phases. Nous avons d'abord analysé les métiers de l'agence et leurs flux de travail spécifiques pour identifier les besoins réels d'organisation.
Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion adaptée à l'activité créative et commerciale. Nous avons ensuite conçu une interface utilisateur intuitive organisée autour des besoins quotidiens de l'équipe.
L'approche privilégiait la simplicité d'utilisation tout en maintenant une traçabilité complète des projets clients et une collaboration facilitée avec les partenaires externes.
Systèmes déployés
L'architecture technique déployée repose sur un workspace Notion restructuré qui centralise toute l'activité de l'agence.
Nous avons créé un écosystème de bases de données interconnectées : projets clients, entreprises, contacts, notes, portfolio, ressources et vidéos. Chaque base dispose de propriétés spécifiques configurées pour les besoins métiers de l'agence.
Organisation des pages optimisée : dashboard central, gestion de projets, gestion entreprises, annuaire contacts, système de notes, portfolio structuré et bibliothèque de ressources. Chaque page contient des vues filtrées permettant d'accéder directement aux informations pertinentes selon le contexte.
Base de données dédiée pour la collaboration avec le monteur vidéo externe, permettant un suivi d'avancement en temps réel sans friction.
Migration automatisée des données de l'ancien workspace vers le nouveau via n8n, garantissant la préservation de l'historique et l'intégrité des informations existantes.
Impact Business
La restructuration mise en place a généré des bénéfices opérationnels immédiats pour Balthazar Agence. Organisation claire remplaçant la confusion de l'ancien système. Navigation fluide permettant un accès direct aux informations projet.
Collaboration facilitée avec les partenaires externes grâce aux espaces dédiés. Espace technique préparé pour les futures phases d'automatisation.
Gain en sérénité et tranquillité d'esprit pour l'équipe qui peut désormais se concentrer sur la création plutôt que sur la recherche d'informations. Le système élimine les risques de perte de données et garantit une traçabilité complète des projets créatifs.
Clément a très vite compris mon besoin par son expérience. Il m'a tout de suite mise en confiance. Il m'a proposé un projet Notion adapté à mes besoins. Il a été très rapide et le service est aux petits oignons ! Je recommande vivement !
– Romane Directrice
