Comment Paris Antoinette a centralisé la gestion de ses 50 visites culturelles avec Notion

Paris Antoinette organise des visites culturelles dans les musées parisiens pour groupes scolaires et non scolaires. L'entreprise gérait son activité avec des fichiers Excel dispersés qui l'empêchaient d'avoir une vision d'ensemble. Grâce à un CRM Notion centralisé, Paris Antoinette a retrouvé une vision instantanée de ses 50 visites et gagné du temps opérationnel.

Contexte & Enjeu

Paris Antoinette livre des visites guidées culturelles dans les musées parisiens. L'activité principale couvre les sorties scolaires de la maternelle au lycée, les projets thématiques sur plusieurs jours et les animations en classe. L'entreprise propose près de 50 visites de musées, monuments et circuits thématiques sur l'histoire, le street art, la mythologie et l'environnement. Ces prestations s'adressent aussi aux familles, adolescents, adultes et groupes privés. Le dirigeant gérait seul toute l'activité mais faisait face à un défi organisationnel majeur. Système éclaté : documents dispersés, calendriers multiples, données éparpillées dans différents fichiers Excel. Cette gestion manuelle l'empêchait d'avoir une vision d'ensemble de son activité. Il perdait du temps à naviguer entre ses fichiers sans pouvoir visualiser rapidement l'état de ses visites. L'absence d'organisation structurée détournait le dirigeant de ses missions à forte valeur ajoutée : développer l'activité et accompagner ses clients.

Méthode

Après un audit complet des processus existants de Paris Antoinette, nous avons développé une approche structurée en plusieurs phases. Nous avons d'abord analysé l'organisation actuelle des données et identifié les flux d'informations critiques. Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion avec des bases interconnectées : visites, clients, guides et calendrier. Nous avons ensuite designé une interface utilisateur intuitive organisée en plusieurs vues, avec notamment un dashboard central donnant une vision d'ensemble de l'activité. L'approche privilégiait la simplicité d'utilisation tout en maintenant une traçabilité complète des opérations.

Systèmes déployés

L'architecture technique déployée repose sur un CRM Notion centralisé qui structure toute l'activité. Nous avons créé un écosystème de bases interconnectées qui centralise l'intégralité de l'activité : lieux, parcours, visites, contacts, projets et tâches. L'architecture repose sur une logique métier simple : chaque lieu contient plusieurs parcours, chaque visite correspond à un parcours réalisé à un instant donné. Cette interconnexion élimine les doublons et garantit la cohérence des données. Le système structure naturellement le workflow : de la gestion des sites culturels jusqu'au suivi des projets clients, en passant par la programmation des visites et la capitalisation des notes contextuelles. Navigation optimisée et indicateurs visuels Le système intègre des vues filtrées permettant de ne voir que l'essentiel selon le contexte. Plus besoin de naviguer dans des tableaux interminables. Nous avons déployé des indicateurs visuels sous forme de checkbox pour vérifier instantanément si une visite est prête. Un simple coup d'œil suffit pour identifier les éléments manquants. Fonctionnalités pratiques intégrées Le CRM inclut des calculs financiers simples pour faciliter les devis et facturations. Les boutons d'action rapide permettent d'accéder directement aux fonctions les plus utilisées. La navigation user-friendly garantit une prise en main immédiate. Chaque élément est pensé pour optimiser le workflow quotidien du dirigeant.