Automatisation CRM Visites Culturelles - Centralisation Complète
avr. 2025
Contexte et Enjeu
Paris Antoinette organise des visites culturelles dans les musées parisiens pour groupes scolaires et non scolaires. Le dirigeant gérait seul toute l'activité avec une problématique critique : une usine à gaz Excel qui paralysait son quotidien.
Différents outils éparpillés, données dispersées, aucune vision d'ensemble. Il perdait un temps considérable à naviguer entre ses fichiers sans pouvoir visualiser rapidement l'état de ses visites. Cette désorganisation l'empêchait de se concentrer sur l'essentiel : développer son activité et accompagner ses clients.
Objectif : transformer cette jungle administrative en système centralisé, visuel et efficace. Paris Antoinette avait besoin de retrouver du temps et de la clarté pour piloter sereinement ses visites culturelles.
Méthode
Nous avons démarré par un audit complet de l'activité existante. Cette phase nous a permis de cartographier précisément comment le dirigeant fonctionnait au quotidien et où il perdait du temps.
L'approche s'est structurée en plusieurs étapes : audit approfondi, proposition d'architecture adaptée, réalisation du système, révision collaborative, livraison et démonstrations pratiques.
Cette méthodologie nous a menés vers une architecture logique : chaque type d'information trouve sa place naturelle dans un écosystème interconnecté. Nous avons privilégié la simplicité d'usage et la navigation intuitive pour que le dirigeant s'approprie immédiatement son nouvel outil.
Systèmes Déployés
CRM Notion centralisé complet
Nous avons créé un écosystème de bases interconnectées qui centralise l'intégralité de l'activité : lieux, parcours, visites, contacts, projets et tâches.
L'architecture repose sur une logique métier simple : chaque lieu contient plusieurs parcours, chaque visite correspond à un parcours réalisé à un instant donné. Cette interconnexion élimine les doublons et garantit la cohérence des données.
Le système structure naturellement le workflow : de la gestion des sites culturels jusqu'au suivi des projets clients, en passant par la programmation des visites et la capitalisation des notes contextuelles.
Navigation optimisée et indicateurs visuels
Le système intègre des vues filtrées permettant de ne voir que l'essentiel selon le contexte. Plus besoin de naviguer dans des tableaux interminables.
Nous avons déployé des indicateurs visuels sous forme de checkbox pour vérifier instantanément si une visite est prête. Un simple coup d'œil suffit pour identifier les éléments manquants.
Fonctionnalités pratiques intégrées
Le CRM inclut des calculs financiers simples pour faciliter les devis et facturations. Les boutons d'action rapide permettent d'accéder directement aux fonctions les plus utilisées.
La navigation user-friendly garantit une prise en main immédiate. Chaque élément est pensé pour optimiser le workflow quotidien du dirigeant.
Impacts Business
Fini l'usine à gaz Excel
Paris Antoinette dispose maintenant d'un système centralisé qui remplace définitivement l'éparpillement Excel. Toutes les informations sont organisées logiquement et accessibles en quelques clics.
Vision instantanée sur l'activité
Les indicateurs visuels permettent de vérifier l'état de chaque visite programmée en un coup d'œil. Le dirigeant identifie immédiatement les actions prioritaires et peut anticiper les besoins.
Gain de temps opérationnel
La navigation optimisée et les vues filtrées éliminent les recherches fastidieuses. Le dirigeant se concentre sur son métier plutôt que sur l'administratif.
Base technique évolutive
Le CRM livré est entièrement automatisable pour une future phase 2. L'architecture prépare Paris Antoinette à intégrer des automatisations avancées selon ses besoins de développement.
Cette fondation technique solide accompagnera la croissance de l'entreprise tout en préservant l'efficacité opérationnelle acquise.
