Automatisation Écosystème Client Coaching Sportif
juin 2025
Contexte et Enjeu
Romain est coach sportif et faisait face à une problématique récurrente dans son activité. Il perdait énormément de temps entre les appels, les envois de documents et la gestion des rendez-vous.
Cette dispersion administrative l'empêchait de se concentrer sur son cœur de métier : accompagner ses clients dans leur progression sportive. Les tâches répétitives s'accumulaient et impactaient directement son efficacité opérationnelle.
L'enjeu était crucial : rationaliser son activité pour éliminer les pertes de temps et optimiser chaque étape du parcours client. Romain avait besoin d'automatiser ses workflow pour retrouver du temps et ne plus manquer d'opportunités business.
Méthode
Nous avons commencé par une étude approfondie des processus de Romain. Cette analyse nous a permis de cartographier précisément son workflow quotidien et d'identifier les points de friction.
L'approche s'est concentrée sur la rationalisation et l'optimisation de chaque étape. Nous avons décortiqué le parcours client depuis la demande initiale jusqu'au suivi du programme d'entraînement.
Cette phase d'étude nous a menés vers une solution globale : créer un écosystème intégré connectant Notion, n8n, Gmail, Cal.com et Tally. L'objectif était de libérer Romain des contraintes administratives pour qu'il puisse se recentrer sur son expertise.
Systèmes Déployés
Écosystème client automatisé Nous avons créé un système centralisé qui connecte intelligemment capture de prospects, gestion des rendez-vous et suivi personnalisé. Chaque étape du parcours client s'enchaîne automatiquement.
Automatisation complète du parcours client Le système intègre trois automatisations majeures qui couvrent l'intégralité du cycle coaching :
Capture intelligente des prospects : Les demandes de coaching sont instantanément structurées et catégorisées. Chaque prospect est qualifié dès sa première prise de contact.
Envoi automatique des programmes personnalisés : Une fois le client validé, le système déclenche l'envoi des programmes d'entraînement sur-mesure. Le client reçoit ses documents sans intervention manuelle.
Suivi unifié des rendez-vous : Les créneaux de coaching sont automatiquement synchronisés dans une interface unique. Le suivi complet du parcours client s'effectue depuis un tableau de bord centralisé.
Impacts Business
Gain de temps opérationnel considérable Romain économise un temps précieux chaque semaine grâce à l'automatisation des tâches répétitives. Les processus administratifs tournent en arrière-plan sans intervention.
Capture intégrale des opportunités Tous les prospects sont automatiquement enregistrés et traités. Romain ne perd plus aucune opportunité business grâce à ce système de capture systématique.
Recentrage sur l'expertise coaching Cette automatisation permet à Romain de se focaliser uniquement sur son métier de coach. Il consacre son expertise là où elle apporte le plus de valeur : l'accompagnement de ses clients.
Parcours client fluide et fiable Le système garantit une expérience cohérente : prise de rendez-vous, qualification, formulaire personnalisé, puis réception automatique du programme d'entraînement. Chaque étape s'enchaîne naturellement.
