Comment RFC coach sportif a automatisé sa gestion client avec Notion et n8n
De 1h+ de travail manuel à un simple clic : centralisation complète et automatisation du suivi client
Romain, coach sportif accompagnant ses clients à domicile et en distanciel, consacrait plus d'1 heure par client à gérer manuellement son système administratif. Grâce à un espace Notion structuré couplé à des automatisations n8n avec Cal.com et Gmail, il a réduit cette tâche à un simple clic.
Contexte & Enjeu
Romain accompagne ses clients via trois modalités : séances à domicile, accompagnement distanciel hybride et interventions dans un club local. Comme tout coach sportif indépendant, Romain était tributaire de son temps et devait optimiser son organisation pour maximiser ses revenus.
Système éclaté : Excel complexe, formulaire Tally isolé, site internet avec prise de rendez-vous séparée. Chaque nouveau client nécessitait plus d'une heure de travail administratif : saisie manuelle des informations, création des questionnaires, synchronisation entre les différents outils.
Conséquences directes : perte d'informations, risque de manquer des opportunités commerciales, stress lié à la gestion manuelle. Le système ne tournait pas en autonomie et monopolisait un temps précieux qui aurait pu être consacré à l'accompagnement client.
Méthode
Après analyse complète du fonctionnement de Romain, nous avons développé une approche structurée en plusieurs phases. Nous avons d'abord identifié les flux d'informations critiques pour l'activité de coaching sportif.
Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion avec des modules interconnectés adaptés au suivi client. Nous avons ensuite établi les automatisations prioritaires pour éliminer les tâches répétitives.
L'approche privilégiait la centralisation totale dans un espace unique tout en maintenant la fluidité du processus commercial et opérationnel.
Systèmes déployés
Espace Notion structuré complet
Nous avons conçu un workspace centralisé comprenant :
Base de données clients avec informations personnalisées et historique des séances
Base de données questionnaires liée à chaque client pour un suivi personnalisé
Dashboard opérationnel avec vues filtrées : clients entrants à traiter, clients actifs avec leurs formules respectives, questionnaires associés
Intégration automatisé n8n
Synchronisation de Cal.com avec Notion : dès qu’un nouveau prospect prend RDV, ses informations sont automatiquement exportées vers Notion. Automatisation envoie des documents et questionnaires : Dès qu’un RDV de découverte est terminé, en un clic, les documents et liens correspondant à la formule choisie par le client sont envoyés par mail. Synchronisation de Tally avec Notion : dès qu’un client répond au questionnaire les réponses sont automatiquement intégrées dans Notion et le questionnaire est lié au client concerné.
Impact Business
Avec cette automatisation du processus client le temps consacré au traitement administratif par client est passé de 1h+ à un simple clic. Soit une disparition totale du temps de gestion manuelle.
Le système tourne désormais en automatique sans intervention de Romain. Cette autonomie garantit qu'aucune opportunité commerciale n'est manquée et élimine le stress lié à la gestion administrative.
Toutes les informations clients sont désormais consolidées dans un espace unique avec historique complet des interactions et progression du suivi personnalisé.
Clément est très professionnel et comprend rapidement les problématiques auxquelles ion fait face. Je recommande à tout ceux qui veulent optimiser leur temps et leur système ⚔️
– Romain, Coach Sportif.
