Comment Iban Kinésithérapeute a réduit ses bilans de 30 minutes à 2 minutes avec Notion et n8n
De 30 min de rédaction manuelle à 2 min d'automatisation : CRM centralisé et génération automatique des bilans patients et médecins
Iban, kinésithérapeute indépendant spécialisé dans la rééducation motrice, consacrait plus de 30 minutes après chaque séance à rédiger ses bilans kinésithérapiques. Grâce à un CRM Notion couplé à une automatisation n8n et Outlook, il a réduit ce temps à moins de 2 minutes par bilan.
Contexte & Enjeu
Iban exerce en tant que kinésithérapeute indépendant et accompagne ses patients dans le rétablissement de leur mobilité. Son quotidien était perturbé par l'absence totale d'organisation digitale pour gérer son activité. Aucun CRM pour centraliser les coordonnées patients. Pas de suivi structuré des séances et des progressions thérapeutiques. Les informations étaient dispersées entre carnets papier, notes éparses et mémoire. Après chaque rendez-vous, Iban devait rédiger manuellement un bilan kinésithérapique détaillé. Cette tâche administrative lui prenait plus de 30 minutes par séance. Avec plusieurs patients quotidiens, cette charge représentait un frein à sa productivité et l'empêchait de se concentrer sur l'essentiel : l'accompagnement thérapeutique de ses patients.
Méthode
Après un audit complet du fonctionnement d'Iban, nous avons développé une approche structurée en plusieurs phases. Nous avons d'abord analysé sa méthode de travail actuelle et identifié les flux d'informations critiques pour le suivi thérapeutique. Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion avec deux bases interconnectées : une base patients et une base bilans. Nous avons ensuite conçu une interface utilisateur intuitive organisée autour des besoins quotidiens du praticien. L'approche privilégiait la simplicité d'utilisation tout en maintenant une traçabilité complète des séances et une automatisation des tâches répétitives.
Systèmes déployés
L'architecture technique déployée repose sur un CRM Notion centralisé qui structure toute l'activité thérapeutique. Nous avons créé un écosystème de bases interconnectées : base de données patients avec coordonnées complètes, historique médical et informations de contact, base de données bilans reliée aux patients avec templates personnalisés pour chaque type de séance. Le système intègre des vues filtrées permettant de visualiser rapidement les patients du jour, les bilans en attente et les suivis en cours. L'automatisation n8n orchestre la génération des documents : dès qu'Iban complète ses observations post-séance dans Notion, le système génère automatiquement deux versions distinctes du bilan. Version simplifiée destinée au patient avec résumé accessible de la séance et recommandations. Version complète destinée au médecin prescripteur avec analyse technique détaillée et progression thérapeutique. Les deux documents sont automatiquement envoyés par Outlook aux destinataires appropriés, éliminant toute intervention manuelle dans la distribution.
Impact Business
L'automatisation mise en place a généré des gains mesurables pour la pratique d'Iban. Le temps consacré à la rédaction des bilans est passé de 30+ minutes à moins de 2 minutes par séance, soit une réduction de 93% du temps administratif. Ce temps peut désormais être réallouées aux soins patients ou au développement de la pratique. Centralisation complète des informations patients dans un espace unique accessible instantanément. Vision d'ensemble de l'activité avec historique exhaustif des séances et progression thérapeutique visualisée. Le système élimine totalement les risques de perte d'information et garantit une traçabilité complète avec archivage automatique dans Notion. L'automatisation des envois via Outlook assure une communication fluide avec les patients et médecins prescripteurs sans intervention manuelle.
J'ai fait appel à Clément pour organiser mon Notion et me créer des automatisations. Il a tout de suite compris ce que je voulais faire et a été très réactif. Le rendu est exceptionnel et comporte tout ce dont je souhaitais. Clément est très professionnel, je recommande.
– Iban, kinésithérapeute
