Automatisation Bilans Kinésithérapie - Génération et Envoi Automatisés
juil. 2025
Contexte et Enjeu
Iban, kinésithérapeute libéral, faisait face à une problématique critique dans son activité quotidienne. Il avait tenté d'utiliser Notion pour organiser son cabinet, mais la complexité de mise en place initiale l'avait découragé.
Son principal défi : la rédaction chronophage des comptes-rendus de bilans kinésithérapiques. Chaque bilan nécessitait un temps considérable de rédaction, puis d'envoi manuel aux patients et médecins prescripteurs. Cette charge administrative l'empêchait de se concentrer sur ses soins et limitait sa capacité à recevoir plus de patients.
L'objectif était double : rationaliser son organisation avec un système Notion adapté et automatiser complètement la génération des comptes-rendus. Iban voulait pouvoir cliquer sur un simple bouton pour générer et envoyer automatiquement ses bilans, libérant ainsi un temps précieux pour son activité thérapeutique.
Méthode
Nous avons débuté par une analyse approfondie de ses processus de travail actuels. Cette phase nous a permis de comprendre sa façon unique d'organiser ses consultations et de rédiger ses bilans.
L'approche s'est structurée en deux phases complémentaires : d'abord créer une organisation Notion parfaitement adaptée à son activité, puis automatiser entièrement le processus de génération et d'envoi des bilans.
Cette méthodologie nous a orientés vers une solution intégrée connectant Notion, Make, Microsoft 365 et OneDrive. L'objectif était de transformer chaque consultation en bilan professionnel généré et envoyé automatiquement.
Systèmes Déployés
Espace de travail Notion personnalisé
Iban dispose maintenant d'une organisation claire qui centralise toute son activité sans complexité technique :
Dossiers patients centralisés avec historiques complets et suivi personnalisé. Iban retrouve instantanément toutes les informations de ses patients.
Interface de saisie simplifiée : Chaque consultation se saisit dans un formulaire standardisé, directement rattaché au bon patient. Plus de perte de temps, plus d'oublis.
Tableaux de bord personnalisés pour visualiser les tâches, les rendez-vous et le suivi des patients selon les besoins du moment.
Génération directe des comptes-rendus
Iban produit ses bilans en un clic, sans rédaction manuelle :
Production instantanée : Un simple bouton transforme les données de consultation en rapport professionnel. Iban passe de 30 minutes de rédaction à 30 secondes de validation. Les informations saisies - pathologies, objectifs thérapeutiques, exercices prescrits - s'intègrent directement dans un document Word structuré.
Double format intelligent : Chaque compte-rendu produit deux versions : une technique pour le médecin prescripteur, une accessible pour le patient. Iban n'a plus à adapter manuellement ses rapports selon le destinataire.
Archivage immédiat : Les documents générés s'archivent sans intervention dans le dossier du patient, à la fois dans OneDrive et dans Notion pour un suivi complet.
Distribution des bilans simplifiée
L'envoi des comptes-rendus devient totalement transparent :
Diffusion en un clic : Après validation du rapport, un bouton déclenche l'envoi direct aux bonnes personnes (patient et médecin) avec les versions appropriées. Plus de gestion manuelle des contacts et des pièces jointes.
Impacts Business
Gain de temps thérapeutique significatif
Iban économise environ 3 heures par semaine grâce à l'automatisation. Ce temps récupéré lui permet de recevoir des patients supplémentaires ou d'approfondir ses soins. Cette efficacité nouvelle améliore directement sa rentabilité.
Standardisation des processus médicaux
L'organisation rationalise ses processus et garantit une approche cohérente pour chaque patient. Cette standardisation améliore la qualité des soins et assure un suivi uniforme.
Relation patient optimisée
Iban dispose maintenant de plus de temps à consacrer à chacun de ses patients. Cette disponibilité nouvelle améliore la qualité de l'accompagnement et renforce la relation thérapeutique. Les bilans générés, plus clairs et structurés, facilitent aussi la compréhension des patients sur leur progression.
Base technique évolutive
L'architecture Notion structurée prépare le cabinet à l'intégration de nouvelles fonctionnalités : gestion d'agenda automatisée, système de facturation connecté, ou tableaux de bord de suivi patient avancés. Cette base technique accompagnera le développement de l'activité tout en préservant l'efficacité opérationnelle acquise.
J'ai fait appel à Clément pour organiser mon Notion et me créer des automatisations. Il a tout de suite compris ce que je voulais faire et a été très réactif. Le rendu est exceptionnel et comporte tout ce dont je souhaitais. Clément est très professionnel, je recommande.
Iban, Kinésithérapeute libéral
