Structuration Données Audit Maîtrise d'Œuvre - Migration Excel vers Notion
juin 2025
Contexte et Enjeu
Une maîtrise d'œuvre travaillant pour le RSMA de Guyane avait réalisé un audit complet des installations du site. Cet audit recensait l'intégralité des travaux à réaliser sur les 7 années à venir pour chacun des bâtiments, ainsi que les travaux prioritaires.
Les données étaient organisées en 4 catégories techniques : CVC-PB, ELEC, GO et TCE. La totalité de ces informations critiques était répertoriée dans un tableur Excel complexe, rendant l'analyse et la visualisation difficiles.
Le client souhaitait migrer vers Notion pour pouvoir effectuer une analyse concrète des données et offrir un retour visuel adapté aux équipes terrain. L'enjeu était de transformer ces données brutes en un outil de pilotage opérationnel pour la maintenance du site.
L'objectif était clair : structurer ces informations dans un écosystème Notion organisé et créer des dashboards intuitifs pour faciliter la prise de décision sur le terrain.
Méthode
Nous avons commencé par analyser en détail l'audit existant pour comprendre la logique de classification des travaux et l'organisation des données par bâtiment.
L'approche s'est structurée autour de trois phases complémentaires : structuration des données dans Notion, migration automatisée depuis Excel, et création de dashboards opérationnels pour les équipes terrain.
Cette méthodologie nous a orientés vers une solution intégrée connectant Excel, n8n et Notion. L'objectif était de transformer l'audit statique en outil de pilotage dynamique adapté aux contraintes terrain.
Systèmes Déployés
Organisation Notion structurée
Nous avons créé un écosystème de bases de données interconnectées pour centraliser toutes les informations de l'audit :
Base de données bâtiments complète : Recensement des 167 bâtiments du site avec toute l'identification propre à chaque structure. Cette organisation permet une navigation claire entre les différentes installations du RSMA.
Base de données travaux liée : Structuration des 668 lignes de travaux directement rattachées aux bâtiments concernés. Chaque ligne contient un poste de dépense, une année de réalisation, un montant estimé, une priorité, une durée de réalisation et un niveau de criticité.
Cette architecture garantit la cohérence des données et permet une analyse croisée entre les bâtiments et leurs travaux associés.
Migration automatisée via n8n
Nous avons développé une automatisation pour migrer les données Excel vers l'espace Notion structuré. Cette migration préserve l'intégrité des informations tout en les réorganisant dans la nouvelle architecture.
Le processus automatisé élimine les risques d'erreur de saisie manuelle et assure une correspondance parfaite entre les données sources et le système cible.
Dashboards terrain opérationnels
Nous avons conçu des interfaces simples et intuitives pour les équipes terrain utilisant des tablettes :
Visualisation budgétaire annualisée : Dashboards permettant de visualiser les budgets par poste de dépense (corps d'état) et par année. Cette organisation facilite la planification pluriannuelle des interventions.
Analyse par critères opérationnels : Interfaces dédiées pour consulter les budgets par poste, par priorité et par criticité. Cette segmentation aide à prioriser les interventions selon les contraintes terrain.
Navigation intuitive : Conception pensée pour une utilisation sur tablette en conditions terrain, avec des interfaces claires et accessibles.
Impacts Business
Transformation de l'audit en outil pilotage
Le RSMA de Guyane dispose maintenant d'un système organisé qui transforme l'audit statique en outil de pilotage dynamique. Les données sont structurées et facilement analysables pour optimiser la planification des travaux.
Support de reporting institutionnel
Le client utilise cet espace Notion comme compte-rendu structuré à destination du RSMA de Guyane suite à son audit. Cette présentation organisée renforce la crédibilité et la lisibilité des recommandations.
Efficacité terrain améliorée
Les équipes terrain accèdent instantanément aux informations budgétaires et prioritaires via leurs tablettes. Cette accessibilité améliore la réactivité et la qualité des interventions de maintenance.
Base évolutive pour la maintenance
L'architecture structurée prépare le RSMA à un suivi continu de l'avancement des travaux. Cette fondation technique peut intégrer facilement de futures fonctionnalités de suivi et de reporting.
Cette organisation transforme la gestion de la maintenance en processus structuré et facilite la prise de décision opérationnelle pour les 7 années de travaux planifiés.
