Automatisation gestion factures restaurant - centralisation et traitement automatique
sept. 2025
Contexte et enjeu
Majorelle est un restaurant qui doit gérer quotidiennement les factures de nombreux fournisseurs. La gérante faisait face à une problématique récurrente qui impactait directement son activité.
Chaque semaine, elle perdait 2 heures complètes à gérer ses factures fournisseurs. Ce temps se découpait en tâches répétitives et chronophages : trier les emails, retrouver les pièces jointes, vérifier les montants, organiser les documents et tout envoyer au comptable.
Cette charge administrative l'éloignait de son cœur de métier : gérer son restaurant et accompagner ses équipes. Ces 2 heures hebdomadaires représentaient un coût caché considérable pour l'entreprise.
L'enjeu était clair : automatiser entièrement ce processus pour libérer ce temps précieux et permettre à la gérante de se concentrer sur le pilotage de son établissement.
Méthode
Nous avons commencé par observer en détail comment elle gérait ses factures au quotidien. Cette analyse nous a permis de cartographier précisément chaque étape du processus et d'identifier les points de friction.
L'approche s'est structurée autour de trois axes complémentaires : centraliser les informations dans Notion, automatiser l'extraction et le classement des factures, et simplifier la transmission au comptable.
Cette méthodologie nous a orientés vers une solution intégrée connectant Outlook, n8n, Notion et OneDrive. L'objectif était de transformer ce processus manuel en système automatisé nécessitant uniquement une validation finale.
Systèmes déployés
Organisation Notion structurée
Nous avons créé un écosystème de deux bases de données interconnectées pour centraliser toute la comptabilité fournisseurs :
Base fournisseurs complète : Référencement de tous les partenaires du restaurant avec leurs informations essentielles. Cette organisation permet une vision claire de l'ensemble des fournisseurs actifs.
Base factures liée : Chaque facture est automatiquement rattachée au bon fournisseur. Cette connexion garantit un historique complet par partenaire et facilite l'analyse des dépenses.
L'architecture élimine la dispersion des informations et offre une vision unifiée de toute la comptabilité fournisseurs.
Automatisation intelligente de traitement
Le système analyse automatiquement les emails entrants et traite les factures sans intervention :
Détection automatique : Le workflow surveille en continu la boîte Outlook et identifie les emails contenant des factures fournisseurs. Plus besoin de trier manuellement les messages.
Extraction des données : Selon le format du document, le système utilise soit l'extraction PDF soit la reconnaissance OCR pour récupérer les informations critiques : montant, date, numéro de facture, fournisseur.
Création intelligente : Le système vérifie si la facture existe déjà dans Notion. Si le fournisseur n'est pas encore référencé, il est automatiquement créé et lié à la facture. Cette logique évite les doublons et maintient la cohérence des données.
Archivage structuré : Les pièces jointes sont immédiatement sauvegardées dans OneDrive, dans des dossiers créés automatiquement par fournisseur. L'organisation respecte une arborescence claire et facilement exploitable.
Workflow de validation simplifié
La gérante ne gère plus les factures manuellement, elle valide simplement le traitement automatique :
Vérification rapide : Toutes les factures traitées apparaissent dans Notion avec leurs informations extraites. La gérante parcourt rapidement les montants et détails pour détecter d'éventuelles anomalies.
Validation en un clic : Une simple checkbox confirme que la facture a été vérifiée. Cette action déclenche automatiquement l'envoi au comptable avec toutes les pièces justificatives nécessaires.
Transmission automatique : Le comptable reçoit directement les documents organisés, sans que la gérante ait à gérer manuellement les envois ou à compiler les fichiers.
Impacts business
Gain de temps opérationnel radical
Majorelle économise désormais 2 heures par semaine grâce à l'automatisation. Le processus passe de 2 heures de traitement manuel à 5 minutes de validation. Ce temps récupéré permet à la gérante de se concentrer sur le pilotage de son restaurant.
Sur une année, cette automatisation représente plus de 100 heures libérées, soit l'équivalent de plusieurs semaines de travail que la gérante peut réinvestir dans le développement de son établissement et l'accompagnement de ses équipes.
Centralisation et traçabilité complètes
Toutes les factures sont maintenant organisées au même endroit avec un historique complet par fournisseur. Cette centralisation facilite l'analyse des dépenses et le suivi des relations commerciales.
La recherche d'une facture spécifique se fait en quelques secondes au lieu de fouiller dans des emails ou des dossiers dispersés.
Fiabilité du processus comptable
L'automatisation élimine les risques d'oubli ou d'erreur de saisie manuelle. Chaque facture reçue est systématiquement traitée, archivée et transmise au comptable. Cette rigueur garantit une comptabilité toujours à jour.
Le comptable reçoit des documents parfaitement organisés, ce qui accélère aussi son travail et améliore la relation professionnelle.
Sérénité opérationnelle retrouvée
La gérante ne stresse plus sur la gestion administrative de ses factures. Le système tourne en arrière-plan sans nécessiter d'attention quotidienne. Cette tranquillité d'esprit lui permet de se focaliser sur ce qui fait le succès de son restaurant : la qualité du service et l'expérience client.
