Comment le restaurant Majorelle a économisé 100h par an en automatisant la gestion des factures
De 2h de prise de tête à 5 minutes de tranquillité : automatisation complète du traitement des factures fournisseurs avec OCR et dashboard intégré
Le restaurant Majorelle, confronté à une gestion chaotique de ses factures fournisseurs qui monopolisait 2 heures par semaine de son responsable, a fait appel à nos services pour automatiser ce processus. Grâce à une solution sur mesure combinant Notion, n8n et Outlook, l'établissement a réduit ce temps à seulement 5 minutes par semaine, soit une économie de 100 heures annuelles.
Contexte & Enjeu
Le restaurant Majorelle faisait face à un défi organisationnel majeur dans la gestion de ses factures fournisseurs. La personne en charge du restaurant devait constamment naviguer entre les différentes tâches opérationnelles tout en gérant un flux constant de factures reçues par email. Cette gestion manuelle représentait 2 heures de travail administratif chaque semaine. L'absence d'organisation structurée dans le traitement des documents entraînait des pertes de temps considérables : recherche de factures dans la boîte email, tri manuel des documents, saisie des informations, et archivage approximatif. Cette situation créait un stress opérationnel constant et détournait le responsable de ses missions à plus forte valeur ajoutée pour l'établissement.
Méthode
Après un audit complet des processus existants du restaurant Majorelle, nous avons développé une approche structurée en plusieurs phases. Nous avons d'abord analysé le flux des emails entrants et identifié les patterns de réception des factures fournisseurs. Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion avec deux bases principales : une base de données fournisseurs et une base de données factures interconnectées. Nous avons ensuite designé une interface utilisateur intuitive organisée en plusieurs pages, avec notamment un dashboard central mettant en évidence les factures nécessitant une vérification. L'approche privilégiait la simplicité d'utilisation tout en maintenant une traçabilité complète des opérations.
Systèmes déployés
L'architecture technique déployée repose sur une automatisation n8n qui orchestre l'ensemble du processus.
Le système surveille automatiquement la boîte Outlook du restaurant et déclenche une série d'actions dès qu'un email contenant une pièce jointe est détecté.
Le workflow automatise le tri des emails, l'identification des factures grâce à des règles de filtrage avancées, puis l'extraction des données via OCR pour récupérer les informations essentielles (montant, date, numéro de facture).
Si le fournisseur n'existe pas dans la base Notion, il est automatiquement créé avec les informations extraites. La facture est ensuite enregistrée dans la base de données Notion avec tous les liens appropriés vers le fournisseur correspondant. Simultanément, le document PDF est téléchargé et archivé dans la structure de dossiers Drive organisée par mois.
Une automatisation annexe génère automatiquement l'arborescence des dossiers pour chaque nouvelle année. Une fois la facture validée via le dashboard Notion, une seconde automatisation l'envoie directement au comptable et la retire de la vue dashboard.
Impact Business
L'automatisation mise en place a généré des gains mesurables et immédiats pour le restaurant Majorelle.
Le temps consacré au traitement des factures est passé de 2 heures à 5 minutes par semaine, soit une réduction de 96% du temps administratif.
Cette optimisation représente 104 heures récupérées par an qui peuvent être réallouées aux activités opérationnelles du restaurant. Au-delà du gain de temps, la solution a apporté une vision centralisée et claire de toutes les dépenses fournisseurs avec des statistiques automatiques permettant un meilleur pilotage financier. Le système élimine totalement les risques de perte de factures et garantit une traçabilité complète avec un historique exhaustif dans Notion.
La tranquillité d'esprit apportée par cette automatisation est particulièrement appréciée
Je perdais beaucoup de temps sur les factures et je galérais à les retrouver parmi tous mes mails. Clément a tout de suite compris ce dont j'avais besoin et a développé une solution sur mesure. Je suis passée de 2h de prise de tête toutes les semaines à 5 minutes de tranquillité.
– Claire, restauratrice
