Comment l'agence All Creators a structuré son activité avec Notion et n8n

All Creators, agence d'accompagnement dans le développement de marques personnelles sur Instagram et TikTok, perdait des heures quotidiennement dans la gestion manuelle de ses leads et de son suivi administratif. Grâce à un workspace Notion restructuré couplé à des automatisations n8n avec Tally et Calendly, l'équipe économise désormais 2 heures par jour et n'a plus aucune perte de leads.

Contexte & Enjeu

All Creators accompagne ses clients dans le développement de leur marque personnelle sur Instagram et TikTok. L'entreprise propose des coachings pour aider les entrepreneurs à lancer leur activité et développer leur présence organique sur les réseaux sociaux.

Le système était basé sur Notion mais complètement brouillon et fouilli. Les bonnes pratiques Notion n'étaient pas appliquées, ce qui rendait l'utilisation complexe et inefficace.

Pas d'automatisation : tout était traité manuellement. Le formulaire Tally n'était pas connecté au système. Il n'y avait aucun pipeline client structuré pour suivre l'avancement des prospects.

Conséquences directes : perte de leads, absence de suivi clair sur l'état des coachings, pas de vue claire sur les finances. L'équipe perdait beaucoup de temps dans les tâches administratives et le suivi des prospects.

Méthode

Après analyse complète du système existant, nous avons développé une approche structurée pour refondre entièrement l'organisation. Nous avons d'abord identifié tous les flux d'informations critiques pour l'activité de coaching.

Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données optimale dans Notion avec des modules interconnectés. Nous avons ensuite établi les automatisations prioritaires pour éliminer les tâches manuelles répétitives.

L'approche privilégiait la centralisation totale dans un workspace unique tout en maintenant la fluidité du processus commercial et opérationnel. Chaque automatisation a été pensée pour créer un système autonome qui ne nécessite plus d'intervention manuelle.

Systèmes déployés

Workspace Notion restructuré complet

Nous avons créé un workspace centralisé comprenant notamment :

• Base de données des leads avec informations personnalisées et historique des interactions

• Base de données des commandes liée à chaque client pour un suivi personnalisé

• Base de données des paiements avec statuts et échéanciers

• Dashboard opérationnel avec vues filtrées : leads entrants à traiter, clients actifs, paiements en attente …

Automatisations internes Notion

Mise à jour automatique des paiements et création des transactions pour les paiements multiples. Trackers avec formules avancées de Notion pour calculer les taux de closing, de prise de rendez-vous et de no-show en temps réel.

Workflow automatisé n8n

Envoi d'emails automatiques selon les déclencheurs définis dans Notion. Synchronisation du formulaire Tally avec le CRM : capture automatique des leads, filtrage et attribution aux listes de mailing spécifiques selon leurs profils.

Intégration Calendly

Synchronisation automatique des rendez-vous pris avec le système Notion. Les leads considérés comme non qualifiés pour l'offre high ticket sont automatiquement renvoyés vers l'offre low ticket.