Workspace Notion - PARIS ANTOINETTE

Contexte & Enjeu

Paris Antoinette organise des visites culturelles sur mesure, principalement dans des musées parisiens, à destination de publics variés : scolaires, entreprises, familles, groupes spécialisés.

Jusqu’alors, la gestion de l’activité reposait sur un système éclaté entre documents, outils de calendrier et fichiers partagés, entraînant perte d’information, duplication de tâches et complexité de coordination.

Le besoin : concevoir un espace Notion centralisé pour structurer l’ensemble des activités, rationaliser l’organisation des visites, et fluidifier les opérations quotidiennes.

Notre Méthode

Nous avons démarré par un travail de cartographie complet des processus métiers : types de visites, rôles des intervenants, temporalité des projets, gestion des lieux et des parcours.

L’objectif : identifier les bases de données charnières et les liens fonctionnels entre elles afin de reconstruire un système cohérent, simple et modulaire.

Sur cette base, nous avons conçu un système organisé autour d’un dashboard principal, d’un module de gestion de projet, et d’un ensemble de bases connectées permettant de gérer :

• les lieux de visite

• les parcours associés à chaque lieu

• les visites planifiées sur ces parcours

• l’ensemble des contacts liés aux projets (clients, institutions, intervenants)

• tous les documents utiles à l’organisation

Le tout a été structuré dans un design minimaliste et fluide, avec une navigation simplifiée et des raccourcis d’actions rapides (création de projets, visites, parcours, contacts, documents…).

Systèmes Déployés

• Dashboard centralisé : accès rapide aux projets, visites à venir et quick actions

• Gestion de projet structurée : suivi des missions, plannings, échéances

• Base des lieux → parcours → visites : système hiérarchisé pour organiser les visites

• Base de contacts complète (clients, groupes, prestataires, institutions)

• Stockage documentaire interne lié aux projets et visites

• Vues par type de visite, lieu, public ou période

• Design sobre, fonctionnel, adapté à une gestion quotidienne fluide

• Raccourcis et templates configurées pour créer rapidement toutes les entités clés du système

Impact Business

• Centralisation totale de l’activité de Paris Antoinette dans un espace unique et structuré

• Gain de temps opérationnel grâce à une meilleure visualisation des parcours, lieux, visites

• Réduction du risque d’erreurs ou d’oubli via un système unifié et connecté

• Navigation intuitive, pensée pour les usages quotidiens sur le terrain

• Base évolutive, prête pour l’automatisation des processus dans une seconde phase (via Make)