Comment l'agence Mindura a automatisé son onboarding RH avec Monday et n8n
De 2h de saisies manuelles à 2 minutes de workflow automatique : création instantanée des comptes collaborateurs avec stockage sécurisé
Mindura, agence de création de contenu et d'automatisation IA naissante, consacrait 2 heures par employé à créer manuellement les accès aux outils collaboratifs. Grâce à un workflow automatisé combinant Monday, n8n, Gmail et Slack, l'agence a réduit ce processus à seulement 2 minutes par personne, soit une économie de temps de 98%.
Contexte & Enjeu
Mindura accompagne ses clients dans la création de contenu et l'automatisation IA. En phase de démarrage d'activité, l'agence devait structurer son fonctionnement interne tout en créant des cas d'usage à présenter à ses clients.
L'onboarding des nouveaux collaborateurs représentait une tâche chronophage de 2 heures par personne. Cette procédure manuelle incluait la création des comptes Google avec Gmail, l'invitation sur Monday avec attribution des tableaux spécifiques, la création des comptes Slack, et l'envoi des documents d'onboarding nécessaires.
Chaque nouvel arrivant nécessitait une série de tâches répétitives : saisie des informations dans différents outils, génération des mots de passe temporaires, configuration des accès, et envoi individuel des credentials par email. Cette approche manuelle générait des risques d'erreur et monopolisait un temps précieux qui aurait pu être consacré au développement de l'activité.
Méthode
Nous avons analysé le processus d'onboarding existant pour identifier toutes les étapes manuelles répétitives. Cette analyse nous a permis de concevoir un workflow centralisé qui automatise l'ensemble du parcours.
L'approche s'est concentrée sur la centralisation des données dans Monday comme point de départ unique. Chaque nouvelle saisie déclenche automatiquement une série d'actions coordonnées via n8n.
La méthodologie privilégiait la sécurité avec un système de stockage crypté des mots de passe temporaires, tout en garantissant une traçabilité complète des actions effectuées. L'objectif était de transformer un processus manuel chronophage en un simple clic générant tous les comptes nécessaires.
Systèmes déployés
Base centralisée Monday
Nous avons créé une base de données complète dans Monday contenant toutes les informations collaborateurs : coordonnées personnelles, besoins en outils spécifiques, et mots de passe temporaires générés automatiquement.
Workflow automatisé n8n
Dès le clic sur le bouton d'activation, n8n déclenche automatiquement :
Création du compte Google avec configuration Gmail personnalisée
Invitation Monday avec attribution automatique aux tableaux concernés
Création du compte Slack avec paramétrage initial
Génération et stockage sécurisé des credentials temporaires
Système de distribution sécurisé
Les mots de passe temporaires sont stockés de manière cryptée dans Monday. L'envoi des accès se fait automatiquement par Gmail avec un format standardisé incluant toutes les informations nécessaires à la première connexion.
Impact Business
Le processus d'onboarding est passé de 2 heures à 2 minutes par collaborateur, soit une réduction de 98% du temps consacré à cette tâche. Il suffit désormais de saisir les informations de base et le workflow traite automatiquement toutes les demandes de création.
Le système fonctionne de manière autonome sans intervention manuelle. Cette automatisation élimine les risques d'erreur humaine et garantit une cohérence dans la procédure d'accueil.
Mindura dispose maintenant d'un cas d'usage concret à présenter à ses clients, démontrant l'efficacité des automatisations dans la gestion RH. Ce process devient un atout commercial pour l'agence qui peut s'appuyer sur sa propre expérience pour accompagner ses clients dans leurs projets d'automatisation.
